Gestores de proyectos para Empresas, Pymes y autónomos

Antes que nada me gustaría aclarar que este artículo sobre los mejores y más usados Gestores de proyectos para Empresas, Pymes y autónomos estaba basado en nuestra opinión subjetiva y motivada por la experiencia que hemos tenido con cada uno de estos software.

Nuestra intención es que pueda servirte como al analisis que ya hayas hecho sobre algunos de ellos.

Si alguna vez has decidido gestionar un proyecto, lo más probable es que hayas descubierto rápidamente que es difícil hacer un seguimiento de todo. Por suerte, hay muchas soluciones basadas en la nube que pueden ayudar, y hemos reunido las opciones que más nos gustan en este resumen de los mejores programas para la gestión de proyectos.

Puntos clave sobre los mejores gestores de proyectos:

• En términos generales, nosotros creemos que el mejor software de gestión de proyectos es monday.com. Aunque no está exento de defectos, tiene un gran conjunto de características y un precio decente. Ya hemos preparado una review sobre Monday.com y puedes verla haciendo click aqui.
• Si monday.com no te satisface, hay muchas alternativas a monday.com: Asana ofrece más o menos las mismas características, pero también tiene un gran plan gratuito, mientras que nTask es muy barato.
• Herramientas más específicas como Trello para tableros kanban o TeamGantt para diagramas de Gantt pueden merecer la pena si tu empresa tiene necesidades específicas. 
• Muchas de nuestras soluciones de gestión de proyectos favoritas tienen un plan gratuito, lo que significa que si eres una pequeña empresa podrías estar utilizando grandes programas sin que te cueste un céntimo.

Esperamos que en unos minutos tengas decidido cuál es el mejor software de gestión de proyectos para ti y puedas ponerte a ello.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos se compone de un conjunto especializado de software de gestión de tareas como Agile, Kanban y Scrum, creado para mejorar la eficiencia de un equipo de producción. 

Este tipo de software ayuda a las empresas a implementar y ejecutar múltiples proyectos dentro del plazo requerido.

Si eres un gestor de proyectos experto en completar tareas de varios niveles con objetivos definidos dentro de un límite de tiempo fijo, es posible que te encuentres en la situación de ser un gestor de proyectos excepcional. Sin embargo, si no utilizas una herramienta de gestión de proyectos o de listas de tareas en línea, lo más probable es que no tengas éxito a la hora de supervisar el progreso y garantizar la entrega puntual de un proyecto complejo.

Aspectos a tener en cuenta al buscar un software para la gestión de proyectos

Las empresas buscan la mejor herramienta de gestión de proyectos o de listas de tareas para eliminar la necesidad de enviar múltiples correos electrónicos y salvar la distancia entre los compañeros de equipo que trabajan en el mismo proyecto.

Tanto las pequeñas empresas como las grandes emplean diferentes métodos de gestión para realizar su trabajo. Dado que los empleados tardan en familiarizarse con cualquier software de gestión de proyectos, asegúrese de seleccionar la herramienta que mejor se adapte al conjunto de habilidades de su equipo.

Sin un sistema de gestión de proyectos adecuado, como Agile, Kanban y Scrum, para implementar, seguir y entregar un proyecto, su eficiencia operativa está destinada a sufrir. El primer paso es integrar el tipo adecuado de software de gestión de proyectos que organice y delegue sus tareas para que pueda utilizar plenamente sus recursos.

El mejor software para la gestión de proyectos

Monday.com herramienta para la gestión de proyectos

Monday.com es la aplicación de gestión de proyectos que más nos gusta, gracias a sus numerosas funciones y a su gran interfaz. Tiene todo lo que necesitas para hacer un seguimiento de los proyectos y las tareas, todo por un precio decente. Aunque no será perfecta para todas las empresas, para la mayoría de los equipos, la mayor parte del tiempo, será una buena opción de gestión de proyectos. Es nuestra mejor herramienta de gestión de proyectos para pequeñas empresas por una razón.

Como puedes leer en nuestra reseña de monday.com, esto se debe no sólo al amplio conjunto de características, sino también a lo bien que funciona todo. Su vista principal es la lista, y todo lo que se añade allí rellena automáticamente el tablero kanban y otras vistas. Gracias a este sistema y a algunos ajustes de la interfaz, la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente.

La única desventaja real se encuentra cuando se echa un vistazo a los precios de monday.com: el plan gratuito recientemente añadido no es demasiado impresionante, por un lado, y el plan básico, que cuesta 8 dólares por usuario al mes, tampoco es muy útil.

Esto hace que el plan Estándar sea el predeterminado, con 10 dólares por usuario al mes. Aunque es un buen precio para lo que obtienes, nos gustaría que hubiera más pasos intermedios.

Asana herramienta para la gestión de proyectos

Nuestra segunda opción es Asana, que es una gran herramienta de gestión de proyectos -incluso mejor que monday.com en ciertas áreas- pero se queda un poco atrás en general, como puedes leer en nuestra comparación completa de monday.com vs Asana. Sin embargo, gracias a su excelente plan gratuito y a algunas características impresionantes, todavía merece la pena echarle un vistazo. Consulta nuestra reseña de Asana para conocer todos los detalles.

Además de una experiencia de usuario muy fluida, su principal fortaleza son sus características avanzadas, que la convierten en la mejor opción para grandes empresas de todas las demás de esta lista.

Mientras que los planes gratuitos y Premium mantendrán a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en funcionamiento, los planes Business y Enterprise tienen una planificación a largo plazo y una gestión de recursos que te ayudarán a hacer un seguimiento de docenas de proyectos a la vez.

Sin embargo, estas características tienen un gran precio. A pesar de haber ganado nuestra ronda de los mejores programas gratuitos de gestión de proyectos, Asana es también una de las herramientas de gestión de proyectos más caras que existen.

Aunque hay muchas cosas que gustan, el coste del plan Premium es un poco elevado, al igual que el plan Business. Consulta la tabla de precios a continuación o lee nuestro artículo sobre los precios de Asana.

nTASK herramienta para la gestión de proyectos

Si el talón de Aquiles de monday.com y Asana es su precio, nTask lo convierte en su principal fortaleza: es francamente barato. Sin embargo, es sólo la etiqueta de precio lo que se ha recortado – su funcionalidad es de primera clase y ofrece todo lo que una pequeña o mediana empresa necesita. Si quieres ver un resumen completo, echa un vistazo a nuestra reseña de nTask.

Además de la lista y el tablero habituales que tienen casi todas las demás herramientas de software de gestión de proyectos, nTask ofrece algunas vistas y funciones menos comunes, como una vista de cuadrícula, seguimiento del tiempo y un planificador de reuniones muy práctico.

También tiene incorporada la funcionalidad ágil, aunque no lo suficiente como para desbancar a Jira como el mejor software de scrum. También nos gusta como uno de los mejores software de gestión de proyectos para autónomos.

El mayor atractivo de nTask no es su funcionalidad -aunque está muy por encima de la media- sino su precio increíblemente bajo. Por menos de 36 dólares por usuario al año, no hay literalmente ningún servicio de igual utilidad que se acerque a lo barato que es nTask. Consulta los detalles en la siguiente tabla.

Wrike herramienta para la gestión de proyectos

Wrike tiene algunas grandes características de gestión de proyectos – sus informes y el seguimiento del tiempo son especialmente buenos – aunque se queda atrás cuando se trata de la facilidad de uso. También es bastante feo, pero ya hemos hablado bastante de eso en nuestro análisis de Wrike, así que no es necesario seguir hablando de ello aquí.

Lo que destaca de las características de Wrike son sus excelentes informes y su sólido diagrama de Gantt. Aunque otros en esta lista también tienen uno (lo comparamos en nuestro artículo Asana vs Wrike, por ejemplo), el de Wrike es mejor que la mayoría, excepto el de las herramientas dedicadas como TeamGantt.

Combina estas características sobresalientes con una sólida lista de otras, y usted tiene una herramienta de gestión de proyectos que vale la pena mirar.

El precio de Wrike contribuye a ello. A menos de 10 dólares por usuario al mes para el plan profesional, es un poco más barato que otras opciones (a excepción de nTask, obviamente) y se obtiene un buen beneficio por su dinero. Nos impresiona menos el plan Business, cuyo coste es equivalente al de Asana, pero no es tan útil.

Jira herramienta para la gestión de proyectos

Una vez eliminados los cuatro primeros programas de uso general, es hora de analizar algunas herramientas específicas de gestión de proyectos. La primera es Jira, probablemente el mejor software de scrum que existe. Está completamente orientado a los equipos que utilizan la metodología ágil para hacer las cosas y, como tal, es perfecto para ellos; sin embargo, cualquier otra persona puede querer buscar en otra parte.

Si no estás usando scrum en tu empresa -aunque sigue siendo útil en empresas que no están escribiendo software, son sobre todo los desarrolladores los que están en ágil- todo lo que Jira tiene que ofrecer es un tablero kanban, e incluso eso no es genial. Sin embargo, si lo eres, te encantará Jira por su interfaz limpia y sus fantásticos tutoriales. Lee nuestra reseña de Jira para conocer los detalles al respecto.

Una cosa que es genial sobre Jira es que tiene un buen precio: a diferencia de muchos competidores, sabe que es una herramienta limitada, por lo que el precio es igualmente limitado. A partir de 7 dólares por usuario al mes, sólo nTask es más barato.

Esto puede bajar aún más en función del tamaño de su equipo; echa un vistazo a nuestro artículo sobre los precios de Jira para más detalles. También hay un gran plan gratuito para equipos pequeños.

Trello herramienta para la gestión de proyectos

En sexto lugar, encontramos la mejor app de kanban del mercado: Trello. Aparece mucho en muchos de nuestros artículos, sobre todo porque nos gusta mucho. Es fácil de usar, te da una gran visión general de lo que tienes que hacer, y realmente es la mejor herramienta de gestión de proyectos de un solo uso que existe, o al menos entre las gratuitas.

Nótese que decimos «de un solo uso». Aunque su empresa matriz, Atlassian, está intentando sacar cada vez más partido a Trello, si lo utilizas para cualquier cosa que no sea un tablero kanban, sólo estás metiendo una clavija cuadrada en un agujero redondo.

Aunque sus integraciones, llamadas power-ups, son bastante buenas, no siempre se llevan bien con Trello, aunque tengas un número ilimitado de ellas (lee los detalles en nuestra reseña de Trello).

Trello también ha renovado recientemente sus planes de pago (léelo todo en nuestro artículo sobre los precios de Trello), pero en general no nos han entusiasmado. Por casi el mismo dinero, puedes contratar una solución integral de gestión de proyectos como monday.com o Wrike con mejores funcionalidades.

Por mucho que nos guste Trello, su punto fuerte es su tablero, así que no vemos ninguna razón para actualizar el plan gratuito.

TeamGantt herramienta para la gestión de proyectos

Terminamos nuestra lista de software de gestión de proyectos con TeamGantt, uno de los mejores diagramas de Gantt en el mercado ahora. Nos gusta mucho el enfoque de TeamGantt, ya que ha orientado todas sus funciones hacia el gráfico, incluso el tablero kanban sigue el camino de las barras de colores. Es un enfoque novedoso y probablemente ganará muchos fans.

Si necesitas diagramas de Gantt para dirigir tu negocio y poco más, TeamGantt debería ser tu primera parada sin duda. Sin embargo, si no lo necesitas, o al menos no son tan importantes, entonces es posible que quieras considerar otra entrada en esta lista. Como explicamos en nuestra reseña de TeamGantt, es un poco inútil usar este software a menos que todo tu enfoque esté centrado en Gantt.

Otro problema que tenemos con TeamGantt es su precio. Si bien es bastante decente, factura en una escala móvil que cobra menos por cada persona sucesiva que se agrega en el equipo. Esto significa que es más caro por persona para los equipos más pequeños, por lo que es más atractivo para los más grandes.

Tipos de software para la gestión de proyectos

Existen varios tipos de software o programas de gestión de proyectos que tienen diferentes ventajas y aportan valor a equipos de diferentes tamaños y tipos. 

A continuación describimos los tipos más populares de software de gestión de tareas disponibles en el mercado actualmente.

Software de gestión de proyectos individuales

El software de gestión de proyectos individuales en línea es una solución ligera para un gestor de tareas que gestiona un equipo de tamaño pequeño o mediano. Si quieres probar las aguas antes de sumergirte, este tipo de herramienta de gestión de proyectos es fácil de comprender e implementar.

Software de gestión de proyectos in situ

Estas herramientas de gestión de proyectos se instalan en los servidores de una empresa. Esto garantiza que el acceso al sistema esté limitado a los dispositivos conectados a sus servidores locales.

Estas herramientas de gestión de proyectos ayudan a los usuarios permitiéndoles priorizar y delegar la carga de trabajo total. Los gestores pueden cubrir cada paso de un proyecto de desarrollo de aplicaciones desde el concepto hasta su lanzamiento.

Software de gestión de proyectos basado en la nube

Estas herramientas de gestión de proyectos se alojan en servidores en la nube, lo que proporciona a los usuarios la máxima libertad para acceder a sus proyectos desde cualquier lugar. Suelen funcionar a través de un navegador web.

Aplicación de gestión de proyectos de API abierta

Este tipo de aplicación de gestión de proyectos ofrece a los usuarios finales la libertad de añadirse a una aplicación ya existente. Funciona para las empresas que desean adoptar una aplicación ajustándola a sus necesidades. Dado que puede ajustar fácilmente los componentes del software para que se adapten a las necesidades de su empresa, puede configurar un sistema de acuerdo con sus propios objetivos de producción.

Como solución de gestión del trabajo colaborativo basada en la nube, estas herramientas están diseñadas para ayudar a las empresas a gestionar el rendimiento interempresarial. Proporcionan herramientas útiles para gestionar los recursos, abordar el flujo de trabajo y programar las actividades.

¿Qué caracteriza a la mejor herramienta de gestión de proyectos?

A la hora de elegir el mejor software de gestión de proyectos, hemos tenido en cuenta algunos criterios clave. 

El primero fue el conjunto de funciones que ofrece el programa de gestión de proyectos, es decir, lo que puede hacer.

Los cuatro mejores programas de gestión de proyectos ofrecen un conjunto muy completo de funciones, como tableros kanban, calendarios, diagramas de Gantt y otras formas de gestión de tareas.

Los tres últimos proveedores de gestión de proyectos son herramientas centradas, que eligen una característica y construyen el resto del programa en torno a ella.

Elegimos este enfoque porque pensamos que, si bien la mayoría de la gente probablemente está muy bien equipada con herramientas polivalentes, el uso de una herramienta que hace una sola cosa muy bien puede ser exactamente lo que algunas empresas necesitan. 

Por ejemplo, para un calendario editorial, Trello podría ser todo lo que necesitas.

Nuestro siguiente criterio de software de gestión de proyectos es la facilidad de uso, es decir, lo fácil que es utilizar un programa. No importa lo bueno que sea el conjunto de características, si te rompes la cabeza en cada momento, no es bueno. Todas nuestras selecciones son muy fáciles de usar.

También hablaremos del precio de cada opción de software de gestión de proyectos. Con la mayoría de los planes, los precios pueden ser un poco complicados, por lo que siempre recomendamos consultar nuestra reseña completa de cada proveedor de gestión de proyectos para averiguar la duración de la prueba gratuita, especialmente si el coste es un punto de fricción para el usuario.

Al final, confiamos en que encontrarás el software de gestión de proyectos adecuado al precio correcto.

Beneficios del uso de software de gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos de software Kanban, Scrum y Agile ofrecen soluciones tangibles para ayudar a los gestores a priorizar y organizar su carga de trabajo. 

Las mejores herramientas de gestión de proyectos presentan un conjunto único de características con las que se pueden ayudar a los gestores de tareas a conseguir beneficios mutuos.

Estos son algunos de los beneficios que puede obtener al elegir un programa para la gestión de proyectos que se adapte a las necesidades de programación de sus proyectos. Tanto si necesitas un software de gestión de proyectos para Mac como para PC, las siguientes ventajas te ayudarán a gestionar las tareas:

Cooperación eficaz

Cuando a los empleados se les asignan tareas individuales, es importante contar con una plataforma que tienda un puente de comunicación entre ellos. Los usuarios pueden compartir actualizaciones de estado, líneas de tiempo, documentos, diagramas de Gantt y mucho más utilizando el software de gestión de equipos.

Delegar responsabilidades

Los gestores de proyectos pueden asignar cómodamente tareas a los empleados y supervisar el estado con frecuencia.

Enviar alertas

El software de gestión de equipos avisa a los gestores de proyectos de los próximos plazos y de las responsabilidades o cambios de tareas específicas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento del progreso individual y del equipo.

Seguimiento de proyectos

El software de programación de proyectos permite a los gestores de tareas supervisar el progreso de las mismas. Como los miembros del equipo tienen una única plataforma para actualizar su estado, no hay necesidad de reuniones conjuntas ni de cadenas de correos electrónicos para informarse sobre el estado del proyecto. Herramientas como una plantilla de seguimiento de proyectos pueden ayudar a los usuarios a ponerse en marcha.

Ofrecer una visión general clara

Los gestores de proyectos pueden crear una instantánea del proyecto para ayudar a los empleados a visualizar el progreso de un proyecto. Esto les permite tener información sobre cómo avanza el proyecto desde el despegue inicial hasta la fecha de entrega.

Crear conexiones con proveedores y clientes

Un software para la gestión de proyectos permite a un administrador de tareas colaborar no sólo con los miembros de su equipo, sino también con sus clientes. Esto es útil para realizar cambios y ediciones inmediatas de acuerdo con los requisitos del cliente.

Principales desafíos de las herramientas de gestión de proyectos, tambien pueden considerarse desventajas de los programas para la gestión de proyectos

Estos son algunos de los retos que pueden surgir cuando los gestores de proyectos adoptan una lista de tareas o una herramienta de gestión de proyectos:

Funciones complicadas

Almacenar y gestionar toda la información en el mismo lugar no tiene ningún sentido si un gestor de tareas no puede encontrar su información. Es importante elegir el mejor software de gestión de proyectos que cuente con sólidas capacidades de filtrado y búsqueda para poder ver fácilmente documentos como diagramas de Gantt, archivos adjuntos y entregables sin ninguna molestia. Por ello, siempre es importante buscar una comparación de software de gestión de proyectos antes de comprarlo.

Sin capacidades de colaboración

Las capacidades de colaboración eficientes significan que todos los usuarios tienen acceso a los mismos documentos, comentarios y actualizaciones. Esto ayuda a mantener a todos en el bucle para que ninguna actualización pase desapercibida. El acceso móvil asegura que todos los miembros del proyecto sean notificados, incluso si hay un pequeño cambio en las funciones y responsabilidades.

Flujo de trabajo incierto

Un software de gestión de proyectos que defina todas las listas de tareas a un nivel personalizado contribuye en gran medida a eliminar la confusión. Elija siempre una herramienta que permita diseñar flujos de trabajo precisos y claros que puedan compartirse con todos los colaboradores, evitando la necesidad de una reunión conjunta.

Las mejores soluciones gratuitas de gestión de proyectos

Todos los servicios de gestión de proyectos mencionados anteriormente tienen un nivel gratuito, lo que significa que puedes comprobar un conjunto limitado de funciones sin coste alguno, no obstante, suele haber un límite en el número de miembros del equipo que puedes inscribir.

Esto significa que las pequeñas empresas pueden utilizar algunas herramientas de primera línea de forma gratuita; para las empresas más grandes, es posible que lo hagan pagando un servicio ampliado de evaluación.

Sin embargo, la mejor solución gratuita de gestión de proyectos para empresas y organizaciones es Asana, seguida de cerca por nTask. Sin embargo, cabe mencionar que las herramientas enfocadas como Trello, Jira y TeamGantt suelen tener su centro de atracción en el plan gratuito, lo que significa que puedes improvisar una herramienta de gestión de proyectos decente de forma totalmente gratuita, siempre que el equipo se mantenga pequeño.

Preguntas relacionadas a programas o software para la gestión de proyectos